Por qué el pedido a un laboratorio se lleva media hora
Para pedir bien a un laboratorio hay que abrir las ventas de cada referencia, mirar el stock y lo que hay en camino, acordarse de las condiciones de su hoja (múltiplos, mínimo, escalado), del 3 % que mandó el comercial por WhatsApp hasta fin de mes, y pasarlo todo a la hoja de pedido. Media hora, si no te interrumpen. Y en una farmacia de paso eso se repite con decenas de laboratorios: en la farmacia de referencia, 25 proveedores sirven al menos una vez al mes y el motor de pedidos lleva 55 laboratorios con sus condiciones.
Reponer sin parar, y cada laboratorio con sus condiciones.
Las reglas de un buen pedido (las que usa farmaz.ia, y que puedes cambiar)
Son las que aplica la propuesta de cada lunes en la farmacia de referencia. Están escritas en el propio pedido, para que se vea por qué pide lo que pide:
- Se mira lo vendido en los últimos tres meses. Si el último cae a menos de la mitad de la media, el producto se está frenando y se cuenta solo con los dos últimos.
- Se pide para dos meses menos lo que hay en stock (en algunos laboratorios, mes y medio o tres, por mínimos y portes), y nunca para tener en casa más de medio año de ventas.
- Los picos puntuales no cuentan: una clínica, un encargo. Duplos, packs y ofertas van por campaña, no por rotación.
- Si el mismo producto queda en otro tamaño, se espera a que se acabe. Recargas, una como mucho y solo si no queda. Solares, de octubre a marzo, no.
- Se redondea al múltiplo con el que siempre se compra y se respeta el mínimo del laboratorio. Con stock para un mes, el múltiplo se redondea por lo bajo: se puede volver a pedir cuando haga falta.
- Fuera los medicamentos con receta y lo que se repone a diario por el mayorista.
Escalados: cuándo subir de tramo y cuándo no
El comercial dice «sube de tramo y te llevas el descuento». La pregunta es cuánto vendes de verdad. En la farmacia de referencia, para un laboratorio, se vendían 207 unidades y el primer tramo pedía 320: faltaban 113, un 55 % más. Lo que se ahorra con el descuento se queda parado en la estantería durante meses, y eso tiene su guía propia: stock parado.
farmaz.ia te enseña, para cada tramo, lo que ganas y cuánto dinero se te queda parado, con tus ventas. Y la preventa de temporada (la que se hace una vez al año por escalados) se prepara hablando con el chat: te deja el borrador, el PDF y el fichero.
Campañas y condiciones, sin copiar nada
Cuando la comercial manda por escrito un 3 % adicional hasta fin de mes, la campaña entra en el pedido mientras dure: lo que se pide y tiene resto se redondea al múltiplo de arriba («en vez de 3, 6»). Las condiciones del laboratorio (fijo anual por marca, múltiplos por referencia, mínimo) se las das soltándole la hoja, y las aprende. Y si el mismo producto te sale mejor con otro proveedor, te avisa.
Lo que le corriges se queda
Cada línea lleva su porqué («se frena: solo cuentan agosto y septiembre; múltiplo de 6») y cuatro toques: aprobar, quitar una, sumar una, quitar la línea. Lo que corriges se queda como regla: «a este laboratorio, nunca más de dos cajas» vale para la próxima vez. Y las reglas que son para todos los laboratorios, también.
Se envía o se descarga
Con el pedido revisado, dos salidas: el correo al comercial, que sale cuando le das el «sí», o el fichero para meter el pedido en Farmatic. farmaz.ia no escribe en tu programa: el pedido lo metes tú. Lo enviado queda apuntado y cuenta como en camino durante 14 días para no pedirlo dos veces.
El tiempo que devuelve
Un pedido a un laboratorio: antes, media hora; ahora, un minuto revisándolo, o ninguno si lo dejas en automático. Si haces diez pedidos a laboratorios a la semana, son cinco horas que pasan a diez minutos. Y las facturas de esos laboratorios, cuando lleguen al correo, se guardan y se apuntan solas (cómo se cuadra la del mayorista).
Las cifras son de una farmacia piloto, a noviembre de 2026, con su permiso y los nombres tapados. Son de una sola farmacia, no una media.