Por qué la factura del mayorista no se revisa, y lo que cuesta
En una farmacia de paso entran cientos de albaranes al mes. En la farmacia de referencia, unos 400, de 93 proveedores distintos. Cotejar la factura del mayorista contra todos ellos es una tarde con papel y boli, así que se deja para el domingo, y el domingo se deja para el mes que viene. Ningún programa de gestión lo hace por ti.
Lo que se pierde no es poco. En la factura de agosto de esa farmacia salieron 253 € para reclamar: el mayorista aplicó un 5 % de descuento en vez del 6 % pactado (239,87 €) y había tres albaranes que no cuadraban (13,13 €). Y un albarán de 974,03 € estaba apuntado tres veces en Farmatic: inflaba las compras y el stock, y nadie lo había visto.
Las 10 comprobaciones
Casi todas explican un descuadre que parece un error y no lo es, o al revés.
- Compara bases, no totales. La factura del mayorista imprime bases sin IVA; Farmatic te enseña el PUC con IVA. Si comparas totales, cualquier diferencia de IVA parece un descuadre. Primero cuadra bases; el IVA, después.
- Las devoluciones se abonan el mes siguiente. Lo que devolviste en julio llega abonado en la factura de agosto. Busca cada abono entre las devoluciones del mes anterior y, si no aparece, hasta dos o tres meses atrás. Comparar abonos y devoluciones del mismo mes da descuadres falsos de miles de euros.
- Quita ceros y prefijos antes de buscar un albarán. La factura imprime «1/0913174291» y en Farmatic se tecleó «913174291». Los prefijos suelen indicar el tipo de movimiento (compra, transfer, abono por devolución). Busca por la tira de números.
- Busca albaranes apuntados dos veces. Mismo importe, mismo día y un número parecido: casi seguro es el mismo albarán registrado dos veces. Infla las compras y el stock, y luego nada cuadra. Caso real: uno de 974,03 € apuntado tres veces.
- Antes de reclamar «recibido y no facturado», mira la factura anterior. Un albarán que entró el día 1 puede venir ya cobrado en la factura del mes anterior. Y algunos mayoristas registran uno o dos días después de la fecha de la factura.
- Comprueba el descuento pactado sobre la base que toca. Si tienes un porcentaje fijo, calcúlalo tú: base pactada × porcentaje. Ojo: la base pactada no siempre es el total; suele excluir parafarmacia u otras compras. Caso real: la factura de agosto vino al 5 % en vez del 6 %. 239,87 € a reclamar en una sola factura.
- Si la base cuadra y el importe no, mira el IVA de la ficha. Es un error de Farmatic, no del mayorista: productos sanitarios (apósitos, agujas, absorbentes) dados de alta al 21 % cuando van al 10 %, o tampones al 21 % cuando van al 4 %. No pierdes dinero en la factura, pero descuadra el cotejo y te falsea los márgenes.
- El recargo de equivalencia no es un cargo del mayorista. Es el impuesto que te repercute por ley. No lo reclames ni lo sumes como si fuera un gasto suyo.
- En «Recepción de factura», el «% Descuento» no es tu descuento. Es tu margen bruto: (PVP − PUC) / PVP. Y la «Diferencia» es el importe de la factura menos el total PUC marcado (con IVA y sin el descuento del mayorista). Si sale negativa, la factura es más barata: suele ser el descuento, no un error.
- Vigila los cargos que deshacen un abono y los precios raros. Si el mayorista retira un abono y te lo vuelve a cobrar, aparece como un cargo suelto: pregunta por qué. Y compara el precio de compra de cada línea con el habitual: en un grupo de titulares, un albarán cobró unos 1.000 € de más por un precio de compra equivocado.
Cómo lo hace farmaz.ia
La factura llega al correo (o se la pasas por el chat, también escaneada), se guarda en su carpeta y se apunta en la lista del mes. Después la cruza con todos los albaranes de Farmatic, línea a línea, aplicando las diez comprobaciones de arriba. El resultado no es un informe: son tres montones.
- Para reclamar: dinero que el mayorista cobra de más (el descuento que falta, los albaranes que no cuadran). Te deja la reclamación escrita, con el cálculo.
- Para corregir en Farmatic: albaranes repetidos, IVA mal puesto en la ficha, lo que es de otros meses. Te dice cuál y por qué; lo corriges tú.
- A favor, ya en la factura: lo que el mayorista ya te ha descontado. Nada que hacer.
Cuando mandas la reclamación, la marcas como «Hecho» y queda apuntada con su fecha. Si tu mayorista o cooperativa no está entre los que ya lee, se mira en la auditoría con una factura tuya.
Para reclamar un descuento, copia esto
«Buenos días: en la factura nº ____ del ____ el descuento aplicado es del ___ % sobre una base de ______ €, y lo pactado es el ___ %. La diferencia es de ______ €. ¿Nos lo podéis abonar en la próxima factura? Adjunto el cálculo. Gracias.»
Si prefieres no hacerlo a mano cada mes, esto es justo lo que farmaz.ia te deja hecho. Y si quieres ver qué sale con una factura tuya, pide la auditoría: se coteja una factura real de tu mayorista con tus albaranes, en solo lectura. Lo que lee y lo que no está en «¿Dónde están mis datos?».
Los casos reales son de una farmacia piloto (2026), con su permiso y los nombres tapados. El de los 1.000 € lo contó un titular en un grupo.